▶ Aktywa > Karta budynku


W sekcji Interakcje i pliki możesz przechowywać różne dokumenty oraz zapisy wydarzeń związanych z budynkiem. 


Ta sekcja jest dostępna w zakładkach: Aktywa > Karta budynku, Umowy > Umowy najmu, Umowy serwisowe oraz Zapytania. Funkcjonuje ona tak samo w całym systemie Moderan.


Wgrywanie pliku


Aby wgrać pliki (np. umowy, porozumienia) w sekcji Interacji i pliki:

Przejdź do karty budynku.

Znajdź sekcję Interakcje i pliki, kliknij +DODAJ NOWE i uzupełnij wszystkie wymagane informacje o dokumencie:


Pola w tej sekcji:

Data* - pole obowiązkowe. Możesz dodawać dokumenty i interakcje z bieżącą datą lub datami w przeszłości (np. jeśli dokument został podpisany wcześniej).

Typ - wybierz z listy rodzaj dokumentu, który dodajesz (np. Umowa).

Opis - wpisz opis pliku (np. „pierwotnie podpisana umowa”, „Aneks I” itp.).

Adres URL pliku - jeśli korzystasz z zewnętrznego systemu zarządzania dokumentami, wklej tutaj link prowadzący do pliku.

Plik - możesz wgrać dowolny format (np. PDF, cyfrowo podpisany dokument, akt notarialny, arkusz XLS, zdjęcia).



Uwaga! Możesz wybrać lub przeciągnąć i upuścić wiele pilków naraz.

Ważne: dodanych plików nie można usuwać ani edytować. 
Aby poprawić dokument, dodaj nowy wiersz z właściwym plikiem, a następnie usuń wiersz z plikiem błędnym.


Ustawianie zadań i przypomnień


Jeśli zapiszesz interakcję z datą w przyszłości, Moderan automatycznie ustawi przypomnienie.


Program oznacza przypomnienie ikoną dzwonka obok daty:


Uwaga! Przypomnienia są wysyłane bezpośrednio na adres e-mail osoby przypisanej w polu Przypisany do.



Zakończenie zadania lub przypomnienia 


Aby zakończyć zadanie lub przypomnienie, zarówno zaplanowane na przyszłość (ikona dzwonka), jak i te, które juz minęły, ale nie zostały oznaczone jako wykonane (różowe wiersze), kliknij Edytuj przy danej interacji i zaznacz pole Oznacz jako ukończone:


Wskazówka! Domyślnie interakcja zostanie automatycznie oznaczona jako ukończona, jeśli dodasz ją z datą w przeszłości lub z dzisiejszą datą (nie przyszłą).


Typy integracji i plików w Moderan


W Moderan możesz zapisywać różne typy plików i aktywności. Domyślnie w sekcji Integracje i pliki dostępne są następujace typy:

  • Certyfikat
  • Umowa
  • Akt notarialny
  • Interakcja
  • Inne



Możesz stworzyć swoje własnie typy w zakładce Admin > Ustawienia > Pola niestandardowe w Moderan (opcja dostępna tylko dla użytkownika z rolą Administratora):


Dokumenty

▶ Aktywa > Dokumenty


Wszystkie pliki wgrane w sekcji Interakcje i pliki są zbierane w zakładce Dokumenty:


Tabela Dokumenty działa w taki sam sposób, jak inne tabele w Moderan:

  • Możesz zmieniać kolejność kolumn (przeciągając nagłówek kolumny w wybrane miejsce).
  • Możesz sortować kolumny rosnąco lub malejąco.
  • Możesz ukrywać wybrane kolumny lub pokazać wszystkie.
  • Możesz filtrować dokumenty według konkretnych kryteriów (nazwa pliku, typ dokumentu, data, nieruchomość itp.).
  • Możesz przeszukiwać całą bazę dokumentów w swoim portfelu nieruchomości, używając słów-kluczy.



Listę dokumentów można eksportować do pliku Excel.