▶ Varad > Hoone


Jaotises „Suhtlus ja failid“ saate salvestada hoonega seotud mitmesuguseid dokumente ja sündmuste kirjeid.


See jaotis on saadaval jaotises „Varad > Hoone kaart“ ning jaotises „Lepingud > Üürilepingud, Teenuslepingud ja Päringud“. Sellel on sama funktsionaalsus üle Moderani.

Faili üleslaadimine


Failide, nt lepingute ja muude dokumentide üleslaadimiseks jaotises „Suhtlus ja failid“:

  • Minge Hoone kaardile
  • Leidke jaotis „Suhtlus ja failid“, klõpsake nuppu „+LISA UUS“ ja täitke kogu vajalik teave dokumendi kohta:


Selle jaotise väljad:

  • Kuupäev* – kohustuslik väli. Saate lisada dokumente ja toiminguid praeguse kuupäevaga või varasemate kuupäevadega, kui need on allkirjastatud varem. 
  • Tüüp – valige tüüpide loendist see, mis kirjeldab lisatavat faili (nt leping) 
  • Kirjeldus – sisestage faili kirjeldus (nt allkirjastatud algne leping, I lisa jne)
  • Faili URL – kui kasutate välist dokumendihaldussüsteemi, lisage siia failile viiv väline URL 
  • Fail (üleslaadimise ala). Toetame kõiki failivorminguid! Laadige üles lepingu PDF-fail või digitaalselt allkirjastatud fail, akt, kõik hoonega seotud XLS-lehed või pildid.


NB! Saate valida või lohistada mitu faili korraga.

Lisatud faile ei saa aga kustutada ega muuta. 
Kui teil on vaja faili muuta, lisage uus rida õige failiga ja kustutage vale failiga rida.


Ülesannete ja meeldetuletuste määramine


Kui suhtlus salvestatakse tuleviku kuupäevaga, määrab Moderan automaatselt meeldetuletuse.


Programm näitab, et suhtlusel on meeldetuletus, lisades kuupäeva kõrvale kellukese ikooni:


NB! Meeldetuletused suhtluse kohta saadetakse isiklikult määratud isiku väljal olevale e-posti aadressile.



Ülesande või meeldetuletuse lõpetamine


Tulevikuks määratud (kellukesekujuline) või aegunud ja tehtuks märkimata (roosad jooned) ülesande või meeldetuletuse lõpetamiseks klõpsake nuppu „Muuda seda toimingut“ ja lisage linnuke valiku „Märgi tehtuks“ juurde:


Vihje! Vaikimisi märgitakse suhtlus automaatselt tehtuks, kui lisate selle kuupäevaga minevikus või täna (mitte tulevikus).


Moderanis Suhtluse ja failide tüübid


Moderanis saate salvestada erinevat tüüpi faile ja tegevusi. Vaikimisi on suhtlusel ja failidel järgmised tüübid:

  • Sertifikaat
  • Leping
  • Akt
  • Interaktsioonid
  • Muud


Saate luua oma tüüpe jaotises Admin > Sätted > Lepinguväljade kohandamine (saadaval ainult administraatorile):

Dokumendid

▶ Varad > Dokumendid


Kõik suhtluse ja failide plokki üles laaditud failid on koondatud vahekaardile Dokumendid:


Dokumentide tabel töötab samamoodi nagu iga teine Moderani tabel:

  • Veergude järjestamine kindlas järjekorras (haarates veeru päise ja lohistades selle soovitud kohta);
  • Veergude sortimine kasvavas või kahanevas järjekorras;
  • Mõned veerud saab peita või kõik kuvada;
  • Dokumente saab filtreerida teatud kriteeriumide järgi (faili nimi, dokumendi tüüp, kuupäev, objekt jne);
  • Kõikide oma portfooliosse üleslaaditud dokumentide hulgast saab märksõnade abil otsida.



Dokumentide loendit saab eksportida Excelisse.