▶ Assets > Gebäude


Im Bereich Interaktionen & Dateien können Sie verschiedene Dokumente und Aufzeichnungen von Ereignissen im Zusammenhang mit dem Gebäude speichern.


Dieser Bereich ist unter Assets > Gebäude sowie unter Verträge > Mietverträge, Dienstleistungsverträge und Anfragen verfügbar. Er hat überall in Moderan die gleiche Funktionsweise.



Eine Datei hochladen


So laden Sie Dateien (z. B. Vereinbarungen, Verträge) im Bereich „Interaktionen & Dateien“ hoch:

  • Gehen Sie zum betreffenden Gebäude-Datenblatt.
  • Suchen Sie den Bereich Interaktionen & Dateien, klicken Sie auf +NEU HINZUFÜGEN und geben Sie alle erforderlichen Informationen zum Dokument ein:



Die zu befüllenden Felder sind:

  • Datum* – Pflichtfeld. Sie können Dokumente und Interaktionen mit aktuellem Datum oder mit Datum aus der Vergangenheit hinzufügen, falls diese bereits unterzeichnet wurden.
  • Verantwortlich – Standardmäßig ist hier die E-Mail-Adresse der Person eingestellt, die die Datei hinzufügt. Sie können jeden anderen aktiven Nutzer aus der Liste zuweisen.
  • Art – Wählen Sie aus der Liste der Arten die passende für die hinzuzufügende Datei aus (z. B. Vertrag).
  • Beschreibung – Geben Sie eine Dateibeschreibung ein (z. B. Originalvertrag unterzeichnet, Anhang I usw.).
  • Datei-URL – Falls Sie ein externes Dokumentenmanagementsystem verwenden, fügen Sie hier die externe URL zur Datei hinzu.
  • Datei (Upload-Bereich) – Wir unterstützen alle Dateiformate! Laden Sie einen Vertrag als PDF oder digital signierte Datei, eine Urkunde, beliebige XLS-Tabellen oder Bilder hoch, die mit dem Gebäude in Verbindung stehen.


Hinweis: Sie können mehrere Dateien gleichzeitig auswählen oder per Drag & Drop hinzufügen.

Hinzugefügte Dateien können jedoch nicht einzeln gelöscht oder bearbeitet werden.
Wenn Sie die Datei ändern müssen, fügen Sie eine neue Zeile mit der korrekten Datei hinzu und löschen Sie die Zeile mit der falschen Datei.


Aufgaben und Erinnerungen erstellen


Wenn eine Interaktion mit einem zukünftigen Datum gespeichert wird, richtet Moderan automatisch eine Erinnerung ein.

Das Programm zeigt an, dass die Interaktion eine Erinnerung hat, indem es das Glockensymbol neben dem Datum hinzufügt:


Hinweis: Erinnerungen an Interaktionen werden persönlich an die Nutzer:innen gesendet, die im Feld „Verantwortlich“ ausgewählt wurden.



Eine Aufgabe oder Erinnerung beenden


Um eine für die Zukunft festgelegte Aufgabe oder Erinnerung (Glockensymbol) oder eine abgelaufene und nicht als erledigt markierte Aufgabe (rosa Linien) zu beenden, klicken Sie neben dem Datum der Interaktion auf BEARBEITEN und setzen Sie ein Häkchen bei Als erledigt markieren:


Hinweis! Standardmäßig wird eine Interaktion automatisch als erledigt markiert, wenn Sie sie mit dem heutigen Datum oder einem Datum in der Vergangenheit (= nicht in der Zukunft) hinzufügen.


Arten von Interaktionen & Dateien


In Moderan können Sie verschiedene Arten von Dateien und Aktivitäten hinterlegen. Standardmäßig gibt es folgende Arten von Interaktionen und Dateien:

  • Zertifikat
  • Vertrag
  • Protokolle
  • Gespräch
  • Aufgabe
  • Sonstige



Sie können Ihre eigenen Arten unter „Admin > Einstellungen > Felder anpassen" erstellen (nur für Admin-Nutzer:innen verfügbar):


Dokumente

▶ Assets > Dokumente


Alle Dateien, die im Block „Interaktionen & Dateien“ hochgeladen wurden, werden im Tab Dokumente zusammengefasst:


Die Dokumentenübersicht funktioniert genauso wie jede andere Tabelle in Moderan:

  • Sie können die Spalten in einer bestimmten Reihenfolge anordnen (indem Sie die Spaltenüberschrift anklicken und an die gewünschte Stelle ziehen).
  • Sie können die Spalten in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren.
  • Es ist möglich, einige Spalten auszublenden oder alle anzuzeigen.
  • Sie können Dokumente nach bestimmten Kriterien filtern (Dateiname, Art, Datum, Asset usw.).
  • Es ist möglich, alle in Ihrem gesamten Portfolio hochgeladenen Dokumente nach Schlüsselwörtern zu durchsuchen.



Die Dokumentenliste kann als Excel-Tabelle exportiert werden.