▶ Assets > Flächen > Flächen-Datenblatt > ARCHIVIEREN


Wenn eine Fläche nicht mehr genutzt wird – beispielsweise weil sie endgültig aufgegeben, für andere Zwecke als die Vermietung umgenutzt, mit einer anderen Fläche zusammengelegt oder auf andere Weise aus dem Betrieb genommen wurde –, kann sie archiviert werden.


Die Archivierung einer Fläche bedeutet, dass diese Fläche ab dem Archivierungsdatum faktisch nicht mehr existiert. Das heißt, sie wird aus den Berechnungen der vermietbaren Gebäudefläche sowie aus Mietverträgen und Kostenberechnungen entfernt.


Durch die Archivierung können Sie:

  • saubere und aktuelle Daten in Ihrem Flächen-Portfolio pflegen, ohne den Verlauf dauerhaft zu löschen.
  • verhindern, dass veraltete oder nicht mehr benötigte Flächen versehentlich in neuen Verträgen oder Planungsvorhaben erneut verwendet werden.
  • historische Analysen erhalten – archivierte Flächen bleiben für die Berichterstellung zugänglich, sodass Sie weiterhin nachvollziehen können, wie sie zu früheren Performance-Kennzahlen beigetragen haben.


Hinweis: Wenn Sie die Fläche in Zukunft wieder nutzen möchten – z. B. wenn sie nur vorübergehend aus der Gesamtmietfläche entfernt wird –, ist die Archivierung keine gute Option.
In Kürze werden wir die Möglichkeit anbieten, die Fläche von „vermietbar“ auf „nicht vermietbar“ umzustellen und umgekehrt.



Wichtig: Das Archivieren einer Fläche in Moderan kann nicht rückgängig gemacht werden (auch nicht von Administratoren). Sobald eine Fläche archiviert wurde, kann sie nicht mehr aus dem Archiv genommen oder wiederhergestellt werden.

Sollte eine Fläche versehentlich archiviert worden sein, wenden Sie sich bitte an den Moderan-Support unter support@moderansolutions.com, um Unterstützung zu erhalten.



Folgen der Archivierung einer Fläche


Am Datum der Archivierung der Fläche:

  • wird sie aus den Listen der aktiven Flächen entfernt – das bedeutet, dass Sie sie nicht mehr in Mietverträge oder in Flächengruppen in den Kosten aufnehmen und nicht mehr mit Zählern verknüpfen können.
  • wird sie von den Zählern in den Kosten entkoppelt – das bedeutet, dass Sie prüfen sollten, ob diese Zähler nicht mehr genutzt werden oder mit einer anderen Fläche verknüpft werden sollten.
  • wird sie aus der Gesamtmietfläche des Gebäudes und der Kostenumlage (im Bereich Nebenkosten) entfernt – das bedeutet, dass die m²-Fläche um die Größe dieser Fläche verringert wird.
  • wird sie automatisch in den Bereich ARCHIV in der Listenansicht von Assets > Flächen verschoben. Die archivierten Flächen bleiben in Moderan für historische Auswertungen sichtbar. Dadurch wird sichergestellt, dass Berichte, die sich auf vergangene Mietverträge und die Flächennutzung beziehen, erhalten bleiben.




Hinweis: Die Flächenliste (Assets > Flächen) umfasst zwei Ansichten:
- Alle aktiven Flächen (vermietet, frei, nicht vermietbar)
- Archiviert
Wenn Sie alle Flächen für ein bestimmtes Datum in einer Ansicht anzeigen möchten, können Sie dies unter „Berichte > Flächen“ tun.


Einschränkungen bei der Archivierung


Sie können die Fläche nicht archivieren, wenn:


1. diese Fläche einen Eintrag für eine Änderung der Flächengröße hat, dessen Startdatum dem Archivierungsdatum entspricht oder später liegt – denn sobald die Fläche archiviert ist, existiert sie ab diesem Datum nicht mehr, sodass spätere Änderungen der Flächengröße nicht mehr möglich sind,


und/oder


2. diese Fläche mit Zählern verknüpft ist und diese Zähler aktuelle Messwerte nach dem Archivierungsdatum aufweisen – denn aktuelle Messwerte deuten darauf hin, dass für diese Fläche nach dem Archivierungsdatum Kosten berechnet wurden. Eine Archivierung dieser Fläche würde diese Kosten löschen und könnte folglich die Kosten für andere Mieter verändern. Daher muss der Benutzer die entsprechenden Kosten und Messwerte vor der Archivierung der Fläche bewusst überprüfen und korrigieren.


Wenn Sie dennoch mit der Archivierung der Fläche fortfahren möchten, müssen Sie Flächengrößenänderung und/oder die Messwerte zunächst entfernen.


Eine Fläche archivieren

▶ Assets > Flächen > Flächen-Datenblatt > ARCHIVIEREN


  • Gehen Sie zu Assets > Flächen
  • Öffnen Sie das Datenblatt der Fläche, die Sie archivieren möchten.
  • Klicken Sie oben im Datenblatt auf ARCHIVIEREN.



Achtung! Wenn die Fläche mit einem Mietvertrag verknüpft ist, wird folgende Warnmeldung angezeigt:



  • Füllen Sie folgende Felder im Popup „Archivieren“ aus:
  • Archivierungsdatum – das Datum, ab dem diese Fläche als inaktiv gilt. Dieses Datum wirkt sich auf die Berechnung der Mietflächen sowie auf die Mietberechnung in verknüpften Verträgen und auf diverse Berichte aus. Um eine Änderung historischer Daten zu vermeiden, empfehlen wir, die Archivierung nach Möglichkeit mit dem aktuellen oder einem zukünftigen Datum vorzunehmen.
  • Grund - eine kurze Begründung für die Archivierung (z. B. außer Betrieb genommen, mit Raum X zusammengelegt usw.).




Hinweis: Da das Archivieren nicht rückgängig gemacht werden kann, vergewissern Sie sich bitte vor der Bestätigung, dass Datum und Grund korrekt sind.



Es ist sehr wichtig zu verstehen, dass sich die Archivierung von Flächen direkt auf die vermietbare Fläche von Gebäuden auswirkt und dass Änderungen der vermietbaren Fläche die Umlage der Betriebs- und Nebenkosten (Aufteilung der Allgemeinen Kosten) beeinflussen.


Wenn Sie eine Fläche mit einem vergangenen Datum archivieren müssen, beachten Sie bitte, dass sich dadurch alle Miet- und Kostenberechnungen ab diesem Datum ändern. Seien Sie bei solchen Archivierungen besonders vorsichtig.


Wenn das Archivierungsdatum in der Vergangenheit liegt, gibt Moderan eine Warnmeldung aus, die Sie auf die möglichen Folgen hinweist.



Tipp! Entdecken Sie weitere Artikel in der Moderan-Wissensdatenbank. Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, wenden Sie sich gerne an uns unter support@moderansolutions.com