Die in Moderan hinterlegten Daten können bequem in Excel-Tabellen exportiert werden, um sie anschließend weiter zu nutzen. Im Folgenden wird erklärt, wie Sie die Mietvertragsdaten für Objekte und die in den Verträgen abgelegten Dokumente exportieren können.



Aktive Mietverträge exportieren


  • Gehen Sie zu VERTRÄGE > MIETVERTRÄGE
  • Grenzen Sie die Auswahl auf jene Mietverträge ein, deren Daten Sie exportieren möchten.

    Dafür stehen Ihnen drei Wege zur Auswahl, um die passenden Verträge zu filtern.


1. Wählen Sie aus, ob Sie die Mietverträge für ein bestimmtes Objekt oder für alle Objekte exportieren möchten. Dafür nutzen Sie die Auswahl über das Aufklappmenü ganz oben.



2. Nutzen Sie alternativ die Suchfunktion, um Mietverträge anhand bestimmter Kriterien auszuwählen. In dem Beispiel, das im Bild gezeigt wird, wurde nach allen Mietverträgen gesucht, die das Stichwort "Büro" enthalten.



3. Filtern Sie die Mietverträge


Klicken Sie auf den kleinen, nach unten zeigenden Pfeil neben einem Spaltenkopf und bewegen Sie den Mauszeiger im Aufklapp-Menü auf 'Filter'. Nun können Sie die gewünschten Eigenschaften auswählen, nach denen gefiltert werden soll. Klicken Sie im Anschluss auf die Schaltfläche 'Filter', um den Filter anzuwenden.


Die Filter sind Spalten-spezifisch. Das bedeutet, dass die Eigenschaften, die im Filter ausgewählt werden können, sich nur auf die jeweilige Spalte beziehen: Vemieter können über die Spalte 'Vermieter' gefiltert werden, Gebäude über die Spalte 'Gebäude' usw.


Im folgenden Beispiel werden alle Mietverträge gefiltert, die sich auf die 1. und 2. Etage in einem bestimmten Objekt beziehen.



  • Durch die verschiedenen Möglichkeiten der Auswahl können Sie die Mietverträge exakt auf die Auswahl begrenzen, die Sie tatsächlich exportieren möchten.


Nur die aktuell ausgewählten Spalten werden exportiert! Wählen Sie also vor dem Export jene Spalten aus, die in der exportierten Tabelle enthalten sein sollen. Entfernen Sie all jene Spalten, die Sie nicht exportieren möchten.



  • Wenn Sie die Auswahl abgeschlossen haben, klicken Sie auf EXPORT und speichern Sie die Excel-Datei auf Ihren Gerät oder öffnen Sie diese direkt mit einem Programm Ihrer Wahl.



Archivierte Mietverträge exportieren

 

Der Export von archivierten, das heißt nicht mehr laufenden Mietverträgen funktioniert im Grunde genau wie der Export der aktiven Mietverträge.


  • Gehen Sie zu VERTRÄGE > MIETVERTRÄGE
  • Klicken Sie auf ARCHIVE und schalten Sie damit die Anzeige um auf die archivierten Verträge



  • Filtern Sie die Verträge wie oben beschrieben
  • Exportieren Sie die Daten wie oben beschrieben in eine Excel-Tabelle

Angehängte Dokumente exportieren


In Moderan können Sie in jedem Mietvertrag zugehörige Dokumente ablegen, zum Beispiel die originalen Mietverträge, Zusatzvereinbarungen, Grundrisse usw. Diese lassen sich für jedes Gebäude als Paket in eine zip-Datei exportieren.


  • Gehen Sie zu ASSETS > GEBÄUDE
  • Wählen Sie das gewünschte Gebäude aus, von dem Sie die hinterlegten Dokumente exportieren möchten
  • Klicken Sie auf den Gebäudenamen
  • Scrollen Sie bis zum Punkt 'Alle Vertragsdokumente des Gebäudes'
  • Klicken Sie hier auf die Schaltfläche 'EXPORT' und speichern Sie die Datei



Die zip-Datei: Wenn Sie die gespeicherte zip-Datei öffnen, sehen Sie, dass die Dokumente in verschiedene Ordner sortiert sind. Diese entsprechen den einzelnen Mietverträgen, die mit dem Gebäude verknüpft sind.

ACHTUNG: Die Dokumente der archivierten, das heißt nicht mehr aktiven, Mietverträge finden Sie separat im Ordner 'Archive'.




Kontaktieren Sie unseren Support unter support@moderan.freshdesk.com, wenn Sie weitere Fragen haben!