Igakuine kontrollküsimustik



Kas teil on sel kuul sõlmitud uus rendilepinguid?
Kui jah:
- Lisage uued rendilepingud (Pinna üleandmise kuupäevast algab kõrvalkulude arvestus) 
- Siduge arvestid üürnikega [kui arvestite automaatne sidumine pole aktiveeritud] 
- Määrake vajadusel lepingutingimustes erandid
- Lisage arvestite algnäidud ning kui leping vahetus kuu keskel, siis ka lõppnäidud

Kas mõned kehtivad üürilepingud on lõppenud?
Kui jah:
- Lõpetage üürilepingud (lisage Tegelik lõppemise kuupäev)
- Lisage arvestitele lõppnäidud

Kas mõnes üürilepingus on muutunud pinna suurus?
Kui jah:
- Lisage/eemaldage üürilepingust pinnad 
- Tehke vajalikud muudatused pinna kaardil (NB pöörake tähelepanu kuupäevadele!)

Kas on arvestusperioodil olnud uus teenus või tasu üürnikele?
Kui jah:
- Lisage uus kululiik (Admin > Kulude sätted)
- Vajadusel lisage ja aktiveerige arvestid (Kõrvalkulud > Hoone sätted)
- Kontrollige lepingutingimustes üürniku erandid kululiikide lõikes
- Lisage Näitude lehel algnäidud 

Kas olete mõnda hoonesse lisanud uue(d) arvesti(d)?
Kui jah:
- Aktiveerige uus arvesti
- Siduge arvestid lepingute/üürnikega (käsitsi või automaatselt) 
- Lisage arvestile algnäidud


Sammud kõrvalkulude arvestamiseks


1. Lisa järgmine kõrvalkulude periood

▶ Kõrvalkulud


  • Kõrvalkulud > vali Objekt ja klõpsa esimese perioodi lisamiseks nuppu +LISA UUS või LISA JÄRGMINE PERIOOD (kui mõni periood on juba lisatud):



  • JÄRGMISE PERIOODI LOOMISEL kopeeritakse näidud, arved ja kõik seadistused automaatselt eelmisest perioodist.


2. Lisa näidud


  • Näitude lehel lisa näidud kas käsitsi, Exceli impordiga või impordi need otse BMS süsteemist, kui need on kaugloetavad. Täpne juhend siin. 
  • Pärast importi vaadake näidud ja tarbimised üle. Moderan märgib automaatselt punasega tarbimised, mida tuleks üle vaadata ja parandada (nt tarbimine on negatiivne). Veerus „Erinevus eelmisest tarbimisest“ märgib programm kollasega väärtused, mis erinevad eelmisest tarbimisest +/-20%.



  • Soovitame kulude (elekter, vesi jne) kogutarbimise alla lisada tarbimine teenusepakkuja poolt saadud arvelt. See muudab ühikuhinna täpseks (kuna hind määratakse arve kogusumma jagamisel kogutarbimisega).Vastasel juhul võib jääda erinevus ühikuhinnas.



  • Ärge unustage käsitsi lisada uute või lahkuvate üürnike arvestite näitusid - õige tarbimise jaotamiseks peate mõlema üürniku näidud parandama.

Üürnike lisandumisel ja lahkumisel loob Moderan automaatselt kaks rida sama arvesti nimega, et saaksite arvesti tarbimist vastavalt jagada.



3. Lisage kuluarved


  • Moderan kopeerib Arvete lehele automaatselt kõik eelmise kuu read. Teil tuleb vaid arvete numbrid uuendada ja arvetelt summad sisestada. Kui perioodis on loodud uusi kululiike, lisage uued read nupu +LISA UUS abil.


  • Kopeeritud read on märgitud kollasega. Kui arvete summad on sisestatud, muutuvad need valgeks:


  • Lisage kõik sellel kuul esinevad arved. Eelmisest perioodist kopeeritud ühekordsete tasude kollased read saate kustutada. 
  • Kui teil oli arveid üürniku otseste teenuste eest (nt kontoripinna koristamine, remonditööd, turvakontroll jne), valige üürileping, millele see kulu kehtib, ja see rida kuvatakse otse üürniku arvele ega osale kulude jagamisel.



  • Kui arved ja näidud (Näitude lehel) on sisestatud, arvutab Moderan automaatselt hinnad ja jaotab kulud iga üürniku vahel vastavalt Hoone sätetes ja Lepingutingimustes seatud reeglitele.



4. Kokkuvõte ja kontroll


Arvutusi saate vaadata lehel Kasum, Kokkuvõte ja Kuluarvestus.



Kasumi vaade annab ülevaate järgmisest:

  • Tulu – kui suur osa kulust on üürnikele jaotatud
  • Kulu – kui suur oli arvete kogusumma
  • Teisendamine – teisendamisele läinud kulu summa
  • Vahe – tulu ja kulu vahel
  • % – erinevuse protsentuaalne väljendus



Kokkuvõte aruanne annab ülevaate iga kulu (üld- ja individuaalne) jaotusest iga üürniku vahel ja kogusummadest:




Kuluarvestuse aruannet kasutatakse üürnike arvete eelvaatena. See on rühmitatud üürnike kaupa ja iga üürniku kohta on loetletud kõik kuluread:



5. Saatke kuluarved raamatupidamisse


Kui kasutate integratsiooni raamatupidamistarkvaraga, siis klõpsake kuluarvestuse osas lihtsalt nuppu Saada (oma raamatupidamistarkvarasse) ja kontrollige integratsioonilogist, kas ilmnes mõni tõrge.


Kui arve(d) ei läinud läbi ja te ei suuda probleemi lahendada, võtke meiega ühendust ning esitage Objekti nimi ja vea kirjeldus.


Kiirviited seotud artiklitele


Üürilepingu lisamine/lõpetamine


Üks põhiasju, mida iga kuu kontrollida: kas teie lepingud on uuendatud?

Enne kulude arvutamise alustamist peate veenduma, et kõik teie üürilepingud on uuendatud.



Lepingute kontrollimine

  • Aruanded > Üürnike muutus abil kontrollige, kas kõik uued on sisestatud.
  • Aruanded > Lepingulised tähtajad abil kontrollige lepinguid, millel on märgitud üüriperioodi lõpp: lõpetage need, mis tegelikkuses lõppesid, või värskendage tähtaegu veel aktiivsete lepingute puhul.


Üürilepingu lisamiseks

  • Minge jaotisse Lepingud > Üürilepingud.
  • Klõpsake nuppu +LISA UUS.
  • Täitke üürilepingu andmed.  Vajadusel kasutage juhendit: Üürilepingud



Üürilepingu lõpetamiseks:

  • Mine menüüs Lepingud > Üürilepingud.
  • Vali leping, mida soovid lõpetada
  • Klõpsa MUUDA ja lisa Tegelik lõppemise kuupäev
  • Leping liigub arhiivi ja ei ole alates sisestatud kuupäevast enam aktiivsete lepingute hulgas.



Muudatused pindadega


Kulude arvestuse jaoks on oluline tagada, et iga üürniku rendipinna ruutmeetrid (m²) oleksid ajakohased, kuna need on otseselt seotud kulude arvutamisega.

Mine Kõrvalkulud > Kokkuvõte ja kontrolli iga üürniku ning kogupinna (Kokku m²) veerus Pinna suurus olevaid andmeid.


Kui kõrvalkulu perioodis oli muudatusi välja renditud pindades, veendu, et pindala muutus oleks kajastatud menüüs Varad > Pinnad > vastava pinna kaart. Pindala korrektse muutmise kohta vaata artiklit Pinnad


Kui üürnik võttis juurde või loovutas mõne pinna, tuleb need muudatused kajastada üürniku lepingus Lepingud> Üürilepingud  > kliki üürniku lepingus pinna suurusele > Pinna suurus tabelis.




Uue kululiigi lisamine


Teil on sel kuul uus teenus või kulu, mille peate oma üürnikele edasi arveldama.


  • Lisage uus kulutüüp Admin -> Kulude sätted.
  • Lisage see kuluperioodi Kõrvalkulud > Hoone sätted. Seda on vaja teha ainult üks kord ja see kulu kantakse automaatselt järgmistesse perioodidesse.
NB! Kui kasutate raamatupidamistarkvara integratsiooni, peate iga uue kululiigi jaoks lisama raamatupidamiskoodi. Seda saate teha menüüs Admin > Integratsioonid.


  • Uue kululiigi erandite haldamiseks (või kui üürnikuga on läbi räägitud uued kokkulepped) minge Lepingutingimuste lehele.



  • Üldkulude erandite ja nende haldamise kohta lisateabe saamiseks lugege palun artiklit Lepingutingimused.



Uue arvesti lisamine


Kui kuluperioodil on ühte ruumi või hoonesse paigaldatud uus arvesti, tuleks see lisada Hoone sätted > Arvestite aktiveerimine.


 

Kui automaatne arvestite sidumine üürilepingutega on sisse lülitatud, seotakse uus arvesti automaatselt üürnikuga läbi pinna, mida ta üürib.


Vihje! Täieliku ülevaate saamiseks lugege palun artiklit Arvesti lisamine Moderani.