▶ Lepingud > Päringud, Üürilepingud, Teenuslepingud

▶ Varad > Hooned


Moderanis on võimalik hallata erinevaid dokumente ja sündmuste logisid, mis on seotud läbirääkimiste, lepingute uuenduste ning hoone dokumentatsiooniga. Selleks on lepingute, teenuslepingute ja hoonete kaardil sektsioon Suhtlus ja failid.


Näide I: Hoone(te)l on sertifikaadid, dokumendid, plaanid ja failid, mida soovite hoida kergesti ligipääsetavana.


Näide II: Soovite jälgida hooldus-/teenuslepinguid ja kindlustuspoliise koos nende aegumiskuupäevadega, et õigel ajal neid uuendada.



Faili üleslaadimine


Faili üleslaadimiseks Suhtlus ja failid sektsioonis:

  • Mine lepingute (üürilepingud, teenuslepingud, päringud) või hoone vaatesse.
  • Keri alla Suhtlus ja failid sektsioonini, klõpsa +LISA UUS ning täida vajalikud andmed dokumendi kohta


  • Kuupäev*: kohustuslik väli - saab lisada dokumente praeguse või varasema kuupäevaga.

  • Vastutaja: vaikimisi määratud faili lisaja e-posti aadress.

  • Tüüp: vali failile vastav tüüp (nt leping).

  • Kirjeldus: sisesta faili kirjeldus (nt allkirjastatud leping, Lisa I).

  • Faili URL: kui kasutate välist dokumendihaldussüsteemi, lisa siia faili URL.

  • Fail: lae üles fail - toetatud on kõik failiformaadid.


NB! Võite korraga valida või lohistada mitu faili. Kui olete kogemata üles laadinud vale faili ja soovite seda muuta, lisage uus rida õige failiga ja kustutage vale rida.

Suhtluse lisamine


Suhtluse logi lisamiseks:

  1. Mine lepingute (üürilepingud, teenuslepingud, päringud) või hoone vaatesse.

  2. Keri alla Suhtlus ja failid sektsioonini, klõpsa +LISA UUS ning täida vajalikud andmed interaktsiooni kohta

 

  • Kuupäev*: kohustuslik väli - saab lisada praeguse, varasema või tulevase kuupäeva

  • Vastutaja: vaikimisi määratud kasutaja e-posti aadress.

  • Tüüp: valige tüüp "Suhtlus".

  • Kirjeldus: sisestage sündmuse kirjeldus.

  • Fail / Faili URL: soovi korral lisa fail või faili URL.

Ülesannete ja meeldetuletuste seadistamine


Kui suhtlus salvestatakse tulevase kuupäevaga, loob Moderan automaatselt meeldetuletuse. Programmis tähistatakse meeldetuletust kuupäeva kõrval oleva kellukese ikooniga.


NB! Interaktsiooni meeldetuletused saadetakse ainult määratud vastutaja e-posti aadressile, erinevalt üldistest lepingumeeldetuletustest.



Ülesande või meeldetuletuse lõpetamine


Tuleviku kuupäevale määratud (kellukese ikooniga) või aegunud ja märkimata jäänud (roosade ridadega) ülesande lõpetamiseks aktiveerige interaktsiooni real ruut Märgi tehtuks.


Vihje! Vaikimisi märgitakse interaktsioon automaatselt tehtuks, kui lisate selle praeguse või varasema kuupäevaga. Vajadusel saate märgistuse käsitsi eemaldada.


Suhtlus ja faili tüübid Moderanis


Moderanis saate salvestada erinevat tüüpi faile ja tegevusi. Vaikimisi on Suhtlus ja failid sektsioonis järgmised tüübid:

  • Sertifikaat
  • Leping
  • Akt
  • Suhtlus
  • Muu


Vihje! Võite lisada rohkem dokumenditüüpe (nt kindlustus, plaanid, tehnilised dokumendid, kohtumised). Seda saavad teha administraatorid menüüs Admin > Seaded.
Soovitame hoida arvestust lepingute ja aktide (nt ruumide üleandmisaktid või üüri muutmise lisad) kohta ning määrata tulevaste kohtumiste kuupäevad, et meelde tuletada võimalikke tingimuste muutusi pärast läbirääkimisi.

Suhtlus ja failid päringutes

▶ Lepingud > Päringud


Kõik Suhtlus ja failid sektsiooni kirjed kantakse automaatselt üle üürilepingutesse, kui päring muudetakse lepinguks.

Suhtluse ja failide lisamine päringule toimub samamoodi nagu lepingutes ja hoonetes.


Dokumendid 

▶ Lepingud > Dokumendid

▶ Varad > Dokumendid


Kõik lisatud suhtlused ja failid leiate kas Lepingute või Varade all eraldi loendist Dokumendid: